- تنفيذ سياسة الجامعة بالقبول والتنسيق مع كليات الجامعة لمرحلة القبول .
- متابعة عملية القبول الإلكتروني ونتيجة القبول النهائية وإدخال بيانات الطلاب في النظام الأكاديمي.
- تنسيق عملية التحويل من خارج الجامعة حسب الضوابط المنظمة لها.
- التدقيق على بيانات الطلاب المقبولين حسب الضوابط المنظمة لعملية استلام وتدقيق وحفظ البيانات في القسم بعد تثبيتها في النظام الأكاديمي وتسجيل الأرقام الجامعية عليها.
- متابعة وحل مشاكل الطلاب المقبولين.
- قبول الطلاب الزائرين من الجامعات الأخرى للدراسة بجامعة الأمير سطام بن عبدالعزيز
- تنفيذ الانسحاب من القبول للطلاب المقبولين الذين ينسحبون في بداية الدراسة.
- يتولى قسم التسجيل المهام التالية:
- تنفيذ معادلات المقررات الداخلية والخارجية.
- الإفادات الرسمية عن وضع الطلاب الأكاديمي للجهات المختصة.
- استكمال إجراءات تعديل النتائج وتنفيذها حسب النماذج المعدة لذلك.
- تنفيذ قرارات لجنة مشاكل الطلاب الأكاديمية ولجنة تأديب الطلاب ومجالس الجامعة والكليات في كل ما يتعلق بسير الطالب الدراسي وفق النماذج المعدة لذلك.
- تنفيذ الحركات الأكاديمية المتعلقة بالطلاب مثل الفرص الاستثنائية والحرمان وغير ذلك بعد استكمال النموذج المعتمد وفقاً للإجراءات النظامية وفي الوقت المحدد لذلك.
- تنفيذ التسجيل النهائي لكافة طلاب وطالبات الجامعة والقيام بالمراجعة والتدقيق.
- الإشراف على رصد الدرجات من الكليات، ومتابعة الكشوف المتأخرة بشكل يومي بطريقة إلكترونية.
- إدخال بيانات الخطط الدراسية (باللغتين)على الحاسب بعد إقرارها من جهة الاختصاص ومتابعة تلك الخطط بما يكفل تسجيل الطلاب بشكل صحيح.
- الإشراف على إدخال الجداول الدراسية ومتابعة ذلك مع وحدات شؤون الطلاب في كليات الجامعة المختلفة، وضمان الانتهاء من ذلك قبل شهر من بداية الفصل الدراسي التالي.
اولاً: نبذه عن قسم قبول المنح لغير السعوديين:
تقدم جامعة الأمير سطام بن عبد العزيز منحاً لغير السعوديين للدراسة في الجامعة، وتكون المنح الدراسية على نوعين:
- منح داخلية: (للطلبة غير السعوديين المقيمين في المملكة إقامة نظامية).
- منح خارجية: (للطلبة غير السعوديين من خارج المملكة).
وتكون المنح الدراسية بمزايا جزئية أو مجانية، أو مدفوعة الثمن، وفق القواعد التي ينظمها مجلس الجامعة، وبما لا يتعارض مع الضوابط المنظمة لذلك.
ثانياً: أهداف المنح الدراسية:
- تبليغ رسالة الإسلام إلى العالم، وتعليم اللغة العربية، ونشر ثقافة الوسطية والاعتدال.
- إعداد علماء متخصصين فاعلين في مجتمعاتهم في جميع التخصصات.
- استقطاب الطلبة المميزين علمياً، لتحقيق التنوع وإثراء البحث العلمي.
- إقامة الروابط العلمية والثقافية مع المؤسسات التعليمية والهيئات والمؤسسات الإسلامية والعلمية في العالم، وتوثيقها لخدمة الإنسانية.
- تعزيز التضامن بين المملكة ودول العالم.
- تعريف الطلاب في المملكة بما تشهده من نهضة علمية واقتصادية وسياسية واجتماعية وصحية.
وكالة شؤون الطالبات بعمادة القبول والتسجيل في جامعة الأمير سطام
تعُد وكالة شؤون الطالبات بعمادة القبول والتسجيل في جامعة الأمير سطام بن عبد العزيز واحدة من أهم وكالات العمادات المساندة فيها، فهي قناة الاتصال الرئيسة بين الجامعة و طالباتها منذ قبولهن حتى تخرجهن. وتُعنى الوكالة بمجموعة من الخدمات المتعلقة بالقبول والتسجيل والإرشاد الأكاديمي وفق السياسات والأنظمة واللوائح المعتمدة. ومن مهام وكالة العمادة؛ متابعة إجراءات تسجيل الطالبات في المواعيد المحددة لها، ومتابعة الإجراءات الأكاديمية المتعلقة بالتحويل من داخل الجامعة وخارجها، و التأجيل، والاعتذار، و طي القيد، والانسحاب. إضافة إلى متابعة تخريج الطالبات وتسليمهن وثائق التخرج والسجلات الأكاديمية.
قسم النظام الأكاديمي
وتتمثل مهام الإدارة في التالي:
- إدارة وتشغيل النظام الأكاديميe-Register وتوفير الدعم الشامل والمستمر للكليات والمستخدمين في جميع الأمور المتعلقة به.
- منح الصلاحيات على النظام الأكاديمي e-Register ومراقبة استخدامها.
- تجهيز التقويم الأكاديمي قبل بداية كل عام دراسي.
- تعريف الحركات الأكاديمية للفصول الدراسية على النظام الأكاديمي وبوابة النظام الأكاديمية ومتابعة إجراء العمليات.
- إجراء عمليات الاحتساب الجماعي للمعدلات التراكمية في نهاية كل فصل دراسي للطلاب.
- متابعة عمليات التسجيل الآلي لجميع طلاب الجامعة.
- إدارة البوابة الأكاديمية وتقديم الخدمات المختلفة من خلالها لـ(لأعضاء هيئة التدريس والطلاب).
- العمل على تحسين (شاشات) ومخرجات النظام الأكاديمي e-Register ومتابعة التطويرات والتعديلات الخاصة به.
- متابعة سير الخدمات الجديدة المقدمة على النظام الأكاديمي e-Register أو البوابة الأكاديمية ومتابعة جودة تقديمها بالطريقة التي تحقق وظيفتها.
- إرسال الرسائل التنبيهية للطلاب وللكادر التدريسي عن جميع الأحداث والمتغيرات المهمة.
- إدارة بوابة القبول والعمل على تطويرها بشكل مستمر.
- إدارة بوابة التحويل الخارجي والعمل على تطويرها بشكل مستمر.
قسم الوثائق و الخريجين:
- يقوم قسم الوثائق و الخريجين بعدة مهام ومن أهمها ما يلي :
- استقبال المراجعين وإصدار السجلات الأكاديمية وإصدار الوثائق المفقودة والمصادقة على صور الوثائق والسجلات.
- يتولى مكتب الوثائق تحرير الوثائق التي في النظام وكذلك الوثائق التي خارج النظام وهي كليات التربية للبنات الخطة القديمة وكلية المجتمع بالخرج صباحي ومسائي.
- يقوم مكتب الترجمة بترجمة وثائق التخرج القديمة التي كانت تابعة لوزارة التربية والتعليم والرئاسة العامة لتعليم البنات سابقاً وإصدار بدلاً عنها وكذلك الإفادات والتعاريف والرد على الاستفسارات الخارجية بشان الطلاب الراغبين في الإبتعاث .
- يتم في نهاية كل عام دراسي إصدار دليل للخريجين.
- التصديق على صور الوثائق والشهادات والافادات والتوقيع عليها للطلاب.
- ترد إلى العمادة مجموعة من المكاتبات من الملحقيات والسفارات والوزارات ذات الصلة بالتعليم للاستفسار عن صحة الوثائق للمتقدمين لتكملة الدراسة أو الراغبين في التوظيف ، ويتم التدقيق على تلك الوثائق ومن ثم إفادتهم .
- في نهاية كل فصل دراسي يقوم قسم الوثائق والخريجين بعملية تنظيم لتوزيع وثائق التخرج والسجلات الأكاديمية وكذلك يقوم القسم بتعديل وثائق التخرج واصدار بدل عن الوثائق التالفة أو المفقودة. وكذلك ارسال الوثائق والسجلات الأكاديمية الى مقرات الفروع في الدلم وحوطة بني تميم والافلاج والسليل وادي الدواسر للبنين والبنات . حتى لايتكبد الطلاب عناء السفر .
- تعديل الاسماء باللغة الانجليزية لجميع الطلاب والطالبات المتوقع تخرجهم حسب جواز السفر .
